探索智能办公应用,试行钉钉管理系统
来源: 老观中学   发布时间: 2017-03-16 15:46:01   274 次浏览   大小:  16px  14px  12px
探索智能办公应用,试行钉钉管理系统

探索智能办公应用,试行钉钉管理系统

 

四川省阆中市老观中学校  唐明坤

 

钉钉(DingTalk)是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台,提供PC版,Web版和手机版,支持手机和电脑间文件互传。其开发的移动办公应用对教育系统智能管理非常适用,并且所有应用免费,我校在试用钉钉三周后,体验到了其高效管理、人性化管理、 智能化管理的多种好处。

要使用钉钉,必须要熟悉钉钉。作为教育事业单位,首次注册的必须要上传法人证书,组织机构代码证,注册人身份证,单位管理委托书等,钉钉审批通后即可上传教职员工通讯录,组建学校的成员群。教职员工用上传的电话号码在钉钉注册即可自动加入到学校群中,成位钉钉中该单位的一员。钉钉管理员要尽快熟悉钉钉的相关功能,特别是一些常用的功能,如“考勤打卡”“审批”“请假”等,都需要管理员设置相应规则,在指导教职员工手机安装钉钉时,须允许流量使用,GPS定位,相机等权限,总之,管理员应该是电脑技术较为娴熟的、能贯彻学校管理理念的人选,办公室主任就是最好的人选。

为学校量身定做管理方案并在钉钉中进行规则设置,按以前的管理常规,教师上课有专人考勤,坐班上午下午各考一次,请假和出差按类别和时间长短有不同的审批权限,这些在钉钉的打卡考勤和审批中均可按需设置,我校根据实际,考勤设置为上午九点至十一点,下午设置为三点至五点,只打上班卡,不打下班卡,出差向校长提交电子图文证明,发起审批,校长审批后出差人到达办公地点后进行签到,证据留存可查,关联到考勤报表一目了然,程序规范,审批快捷,无纸化办公,杜绝作假,既对出差人行踪的规范,又对其提供出差办事真实性证明的保护。

既是管理,当然应当有规范的考核,我校在席校长的牵头下,对原来的考勤和考核方案,结合钉钉的应用作了较大的修改,制定了《阆中市老观中学上班考勤暂行规定》,该规定先行在校长办公会上讨论通过,再在行政会上进行表决,提交教职工代会大会通过即发文生效。在该规定中,既是对过去管理方案的传承,又有其人性化的一面,教职员工基本没有抵触情绪,消解了管理与被管理者的矛盾,收到了较好的效果。

钉钉不仅是用于考勤管理,其拓展的其他功能也非常适用。我校在试用中,一是消息的及时传达的“钉”功能,该消息可以通过系统内应用、短信和电话的方式传达,是否被指定的人接收到,发消息的人一目了然,真正做到了消息立达和必达,有效地提高了办事效率,也节约了通知发出者的时间和电话费成本;二是安心工资条功能,教职员工对工资的组成部分,扣减部分,30%绩效的考核结果等都应有知情权,以前的全部公示有泄露其他员工隐私、互相攀比的弊病,现在可直接不跑财会、办公室即可在手机上看到每月所领工资、津贴的详情,非常实用;三是微投票功能,学校管理者可发起任任投票,设置单选多选,设置截止时间,较之以前的民主测评,少了纸质的选票,杜绝的计票中的误差,投票结果立可查看,效率很高;四是微活动功能,学校可发起任何活动的报名,报名直接在网上完成;五是一起写功能,以前要统计教职工的信息,需电话通知每个人到办公室填写表格,现在即可设计EXCEL表格挂在网上,大家各自填写,自动汇总,并可查看修改记录,是办公收集资料的利器;六是办公免费电话,注册钉钉后即可申请一个学校的固定号码,阿里公司赠送免费电话1000分钟,该电话跟qq电话、微信的网络电话不一样,是语音中继电话,不费流量,接打双方都是接听电话,音质一流,不需借助WIFI,仅需可忽略的流量即可完成高质量的免费电话……

如果你是电脑高手,钉钉还可进行开发设计,当然,对于我校而言,一是技术人员缺乏,二是没有必要。

在试用三周的时间内,其高效、便捷的协同办公、智能化、人性化的管理令人印象深刻。但对管理者的科技能力、管理理念要求也是非常高的,能够把这款通用软件,主要针对企业的软